Sürekli İyileştirme

Sürekli İyileştirme
İyileşme ve gelişim. İş ve özel hayatımızda bizim ve dokunabildiğimiz her şeyin gelişimi...

22 Temmuz 2017 Cumartesi

Sürekli iyileştirme yapabilenlerden misiniz?

Sürekli iyileştirme, elde ettiğimiz sonuçları daha iyiye götürmektir. Elde ettiğimiz sonuçların daha iyi olması, o çıktıları elde ettiğimiz süreçlerin gözden geçirilmesi ve onların daha iyi olması için çalışmakla olur.
Bu tanımlara bakarak, herkesin her konuda sürekli iyileştirme yapabileceğini söylemek yanlış olmaz. Örneğin bir öğrencinin sınavdan aldığı notu iyileştirmesi. Buradaki adımlara bakarsak;
  • Öğrencinin sınavdaki başarısını arttırmak için kendine bir yöntem belirlemesi
  • Her yeni sınavdan kendisine daha iyi yapabilecekleri için ders çıkarması
  • Öğrenilmiş derslerden yola çıkarak belirlediği yöntemi değiştirmesi ve/veya düzeltmesi
  • Yeni belirlediği konuların hayata geçirmesi
  • Bu adımların herhangi birinde yardıma ihtiyacı varsa ilgilileri bilgilendirip destek istemesi 
  • Bu döngünün başarılı bir sonuç alıncaya kadar tekrar etmesi 
İş yerindeki çalışanlar için de benzer adımlar geçerli. Çalışılan iş her ne olursa olsun işimizi yapmak için bir yöntemimiz olmalı. Bu, hep aynı çıktıları almamızı garanti almamızı sağlayacak adım, buraya kadar olan kısım planlama ile ilgili. Daha iyiye ulaşma hedefimizi gerçekleştirmeye yardımcı olacak adımlarda sürekli öğrenerek belirlediğimiz yöntemi değiştirmeye, düzeltmeye açık olmalıyız. 

Bu adımlara ve yapmamız gerekenlere göre sürekli iyileştirme yapabilen ya da bunu kendisine iş edinenlerin sergiledikleri ortak özellikler aşağıdaki gibi karşımıza çıkıyor:
  1. Öğrenmeye açık
  2. Farklılıkları kabul eden
  3. Daha iyisi için çalışmaya gönüllü
  4. Denemekten vazgeçmeyen
  5. Yeniliklere açık
  6. Doğru soruları sorma becerisine sahip
Öğrenmeye Açık
Yeni adımlarımızı, öğrenilmiş derslerin bize kattıklarını göz önünde bulundurarak atmak. Bu ne demek? Hayatta her zaman ilk seferde doğru sonuçlara ya da mükemmele ulaşmak mümkün görünmüyor. Ancak attığımız bir sonraki adımın bir öncekinden ya da yarınımızın bugünden daha iyi olmasını sağlamak elimizde. Bu, çok basit olduğunu düşündüğünüz konularda bile böyle. Örneğin ben, biriyle toplantı planladığımızda toplantı gün ve saatine kadar aksi bildirilmedikçe o toplantıyı yapacağımızı düşünürüm. Ancak yaşadığımdan farklı bir şehirdeki toplantı için yola çıktım. Toplantı yapacağım kişiyi toplantı saatinden bir saat önce, kişiyle anlaştığımız gibi adresin tarifini almak için aradığımda toplantıyı yapamayacağımızı öğrendim. Bu olay, bana sonraki toplantılarımda, toplantının yapılacağı günün sabahında o kişiyi arayı teyit almam gerektiğini öğretti. Ufak tefek demeden başımıza gelen her olaydan ders çıkarmak ve öğrenmek, gelecekteki hayatımızı, işimizi kolaylaştırmanın yolu.



Farklılıkları kabul eden
Hepimizin farklı görüşlere, farklı bakış açılarına sahip, farklı güçlü ve gelişime açık yönlerimiz olduğunu kabul etmek. Bunun iyileştirme çalışmaları ile ilgisi ne? Çalışmalarda herkesin fikrini söylemesi gerektiğini, aptalca soru-fikir diye bir şey olmadığını söylüyoruz. Bunun için yapılan çalışmalarda herkesin fikrine saygı göstermek, farklılıklarımızı kabul etmemizin bir parçası. Çalışmaya katılan kişilerin farklı yetenek ve güçlü yanlarını katabileceğini bilerek ekipleri oluşturmak da bu kabulün diğer parçası. Çok fonksiyonlu ekiplerin oluşumunu istememizin altında yatan sebep herkesin farklı bakış açılarını değerlendirebilmesi. Peki siz bu kadar çok beyinden gelecek fikirleri, bakış açılarını kabul edecek yapıya, açık fikirliliğe sahip misiniz?


Daha iyisi için çalışmaya gönüllü
Daha iyisini yapmaya çalışmanın bize getireceği faydaları görebilen kişiler, bu konuda çalışmak için daha istekli oluyor. SAP devreye alınan bir firmada Excel kullanılarak tedarikçilere program gönderen bir malzeme planlama mühendisi var. Bu kişi, 14 senedir aynı işi yapıyor. O gelmediğinde onun işini yapabilecek kimse yok, 1 gün bile izin kullanması problem oluyor. Rotasyon istediğinde yerine yetiştireceği kişiden aynı performansı beklemek en azından 1-2 sene mümkün değil. Çünkü programlara manuel müdahalelerde bulunuyor. Hangi bilgiye dayanarak? 14 senenin tecrübesi ile. Kişi, kendisi için faydayı görse SAP parametrelerini doğru şekilde tanımlamak ve kendini rahatlamak istemez mi? Bunun gibi gelecekte oluşacak faydaları siz görüp başkalarının da görmesini sağlamaya çalışmak ister misiniz? 



Denemekten vazgeçmeyen
Yaptığımız çalışmalarda kök nedeni doğru tespit edemediysek aldığımız aksiyonların başarısızlığa uğradığını görmek mümkün olabiliyor. PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsü bunun için var değil mi? :) Bu başarısızlık durumunda problemin çözümsüzlüğünden dert yanmak yerine nerede hata yaptığınızı, nasıl düzelteceğinizi inceleyecek azminiz, gücünüz var mı? Olmalı! 2008 yılında yapılan bir 6sigma çalışmasında bir kalite hatası için, iç kalite hata oranının (IPPM) azaltılması isteniyor. Analizler, sebep-sonuç matriksi ve diğer araçların kullanımı ile aksiyonlar belirleniyor ve uygulanıyor. Sonucun kontrolü kısmında IPPM değerinin azalması beklenirken %10 luk bir artış gözleniyor. Tüm aksiyonlar iptal edilip tekrar analiz çalışmaları ve yeni kök sebepler, aksiyonlar belirleniyor. Ve bu defa takip edilen IPPM değerinde %52 iyileştirme gerçekleşiyor. Pes etmeden devam etmeyi biliyor musunuz? Sürekli iyileştirme tam sizin işiniz!



Yeniliklere açık
Dünyadaki trendler, oluşumlar artık eskisine göre daha büyük bir hızla değişiyor. Siyah-beyaz televizyondan renkli televizyona geçiş süresine bakın. Bir de kocaman, ele avuca sığmayan ağır cep telefonlarından şimdi kullanılan akıllı telefonlara geçiş zamanına bakın. Ve sene farkından çok teknolojinin nasıl gelişip evrildiğini fark edin. Bu hızlı değişim içinde yeni oluşumları ve trendleri ne kadar takip edebildiğimiz ve öğrenebildiğimiz kadar, onları uygulamak için ne kadar çaba gösterdiğimiz de önemli. Siz yenilikleri kucaklayabiliyor musunuz?



Doğru soruları sorma becerisine sahip
5N 1K çoğumuzun bildiği bir teknik. Uygulamaya geldiğinde çok pratik yapmak, buradaki eksikliğimizi gideriyor çoğu zaman. Son zamanlarda hiç 2-3 yaşlarında bir çocuk gördünüz mü? Ondaki soru sorma becerisini fark ettiniz mi? Gözlemlediğinizde "Neden öyle oluyor? - Nasıl gelmiş buraya? - Kim getirmiş?" gibi birçok soru sorduğunu görmüşsünüzdür. Soruları bıkmadan usanmadan ve doğru cevabı buluncaya kadar sormak problemlerin çözümünde anahtar beceri olabiliyor. 3 yaşındaki çocuğun cevap alıncaya kadar soru sorma azminiz var mı? Hiç kaybetmeden devam edin, doğru cevapları mutlaka bulacaksınız.



Yukarıda sayılanların dışında da birçok özellik, sizin sürekli iyileştirme konusunda iyi performans göstermenizi sağlayabilir. Ya da bu özelliklerden bazılarına sahip diğerleri konusunda kendinizi geliştirecek olmanız. Tüm bu özelliklerin en başına belki de "bu işi yapmayı sevecek ve kattığınız değeri gördüğünüzde o tatlı heyecanı hissedecek misiniz?" sorusunu koymak gerekir.

Sevdiğiniz, değer katacağınız işler yapmanız, yapmamız dileğiyle...


**Bu yazı, daha önce https://www.paranomist.com/surekli-iyilestirme-yapabilenlerden-misiniz.html web sitesinde yayınlanmıştır.


25 Haziran 2017 Pazar

MUTLU ve TUTKULU

Benim 99 yaşına kadar yaşama hedefimi duyduklarında bana baktıkları gibi, mutlu olarak çalışmak diyen kişiye de tuhaf gözlerle bakılıyor. Sanki 99 yaşına kadar yaşamanız o yaşlarda hasta, yatalak olmanız anlamına geliyor gibi. Nasıl ki 99 yaşına kadar sağlıklı ve dinç yaşamak nasıl mümkünse mutlu olarak çalışmak da pekala mümkün.



Son dönemde çalışanların bağlılığı, bağlı olmayıp adanmış olması üzerine birçok yazı, kaynak görüyoruz. Bu yazılanlar arasında, bağlılığı olup uzun süre çalışan kişilerin düşük performanslı olabildiği de var. Buradan yola çıkarak uzun süre bir yerde çalışmak aslında ne bağlı ne de mutlu olduğunuzu gösteriyor. 
Yine yapılan araştırmaların, yazılan makalelerin çoğu mutlu çalışanların performanslarının yüksek olduğunu ve daha başarılı olduklarını gösteriyor. Harward Bussiness Review 2012 Ocak-Şubat sayısına göre mutluluk bulguları şöyle:
"....hissedarlara da fayda sağlayan çalışan mutluluğuna giden tek yol, önemli bir işin iyi şekilde tanımlanmasından kaynaklanan kendini gerçekleştirme duygusundan geçer. Sadece çalışanları "mutlu" kılmayı değil, aynı zamanda onların harika şeyler yaparak mutlu olmalarını arzulamalıyız. Kısacası çalışanlarımızın şirketin misyonu ve başarısı için tutkulu taraftarlığını, onların da müşterilerin tutkulu taraftarlığını kazanmalarına yardım ederek elde etmeliyiz." 
Bu tanımdan yola çıkarak düşük performans gösterip uzun yıllar aynı şirkette çalışanlar "mutlu" değil, olsa olsa hallerinden memnun ve kanaatkar olarak tanımlanabilir. 

Zappos firması, mutluluğu kültürlerinin merkezinde gören şirketlerden biri. Jeff Sutherland'in kitabında verdiği Zappos örneğine maddeler halinde bakalım. 

  1. Şirket içinde herkesin birbirine bağlı olması  
  2. İK Yöneticisi Christo Foley'in "askeri eğitim kampı" dediği sürecin herkes için uygulanıyor olması
  3. Şirket içi işe alım (rotasyon / terfi) yapılması
  4. Çalışanların birbirine uzmanlıkları ile ilgili, gönüllü olarak eğitim vermesi 


Şirket içinde herkesin birbirine bağlı olması, daha mutlu, üretken ve yaratıcı bir ortam sağlıyor. 
Askeri eğitim kampı şirketin ve kültürün nasıl işlediğinin anlaşılmasını ve işe alımda 2.gözlem dönemi sağlıyor.
Şirket içinde iş değişikliğinin yapılabileceği ya da terfi alınabilmesi insanları motivasyonu yüksek ve mutlu kılıyor.
Çalışanların birbirine uzmanlıkları ile ilgili, gönüllü olarak eğitim vermesi, kişilerin birbirinden öğrenmesini ve kişisel gelişimi sağlıyor. Eğitim konularıysa Finansa Giriş, Yeni Başlayanlar için Kodlama gibi konular.

Sonuç? 2000 yılında 1,6 milyon olan satış rakamından 2008'de 1 milyarın üzerine çıkılması. 8 senede %124'lük büyüme insanların mutlu olarak çalışmasını desteklemek için yeterli bir argüman bence.
Siz ne dersiniz?

Jeff Sutherland'in söylediği gibi mutluluk tanımımız işine olumlu ve tutkulu bağlanmak olursa, yeteneklerini kusursuzlaştırmaya çalışan, mutlu insanlarla birlikte çalışma şansımız olur. 


9 Haziran 2017 Cuma

OPERASYONEL MÜKEMMELLİK ve STRATEJİ

Strateji, bir kurumun gelecekte gelmek istediği yere gelebilmesi için ne yapmak istediğini ifade eder. Genellikle bir vizyon ifadesi, hedefler ve inisiyatiflerle anlatılır. 

Operasyonel mükemmeliğin 4 temelinden biri strateji yayılımıdır. Strateji yayılımı, iş stratejisi ve yürütmeyi hizalandıran ve bunlarla bağlantı kuran bir süreçtir. Operasyonel mükemmellik yolunda bu adım bu kadar önemliyken bir araştırmaya(*) göre 

  • İşgücünün sadece %5'i şirket stratejilerini anlıyor.
  • Yöneticilerin sadece %25'inde strateji ile bağlantılı işler ve teşvikler var.
  • Kurumların %60'ı bütçelerini stratejiye bağlamıyor.
  • Yönetici ekiplerin %86'sı stratejiyi tartışmak için ayda 1 saatten az bir zaman harcıyor.   



Strateji yayılımını doğru yapmak bu sürecin ilk adımı olduğuna göre bunu nasıl yapmamız gerekiyor? 
Tüm çalışanların gidilecek yolu bilmesi, sadece bilgilendirilme toplantısı ile değil, günlük rutin yaptıkları işler arasında da farkında olmasını sağlayacağız. Burada yöneticilere büyük görev düşüyor. Yöneticiler, problemlerin çözümünde ekibe destek olmalı, gerekli kaynakları sağlamalı (para, zaman, bilgi-eğitim) ve her gün yaptıkları işlerin neler olduğunu net olarak tanımlamalı. Benim işim fatura kesmekse bunun firma için taşıdığı önemin farkında olmam gerekiyor. Fatura kesmediğim takdirde firmanın satışının gerçekleşmemesi ve sonunda paranın zamanında tahsil edilememesi gibi. Yaptığımız işin kurum için anlam ve değerini bilmediğimiz için yaptığımız işlerde eksiklikler oluyor. Bütünün hangi parçası ve bu parçada günlük görevlerinin neler olduğunun anlaşılması için, yöneticinin ve çalışanın bir araya gelerek spesifik görevlerin tanımlanması, üstünde zaman harcaması gereken bir adım. Hangi parçası olduğunu ve işin önemini bilmek hem çalışanın kendini değerli hissetmesi hem de işin doğru yönetilmesi için önemli. İşleyişte bu görevlerin yerine getirilmesinde meydana gelen problemlerin çalışan tarafından çözülebilecek yetkinliğin çalışana kazandırılması ilk adım. Bu sırada ortaya çıkan engellerin yönetici tarafından ortadan kaldırılması ise ikinci adım olabilir.   

Operasyonel mükemmellik yolculuğunda liderlerden beklenti yüksek. Çünkü bütünü görüp gösterebilecek, ekibe koçluk yapacak, işleri kolaylaştıracak ve engelleri ortadan kaldıracak kişiler onlar.



Bu yolculuklarda hep vurgulanan üst yönetim desteği elbette çok önemli. Ancak yeterli değil. Yöneticilerin inanması ve beklentiyi karşılayabilmeleri, mükemmellik yolculuğunun başarısını ya da başarısızlığını belirleyen en önemli etkenlerden biri. Bu noktada anlaşılması gereken en önemli konu, her şeyin topyekun değişeceğini bilmek gerektiğidir. Üst yönetimin, yöneticilerin ve çalışanların tarzı ve iş yapış şeklimiz... Her şey değişmeli. Zira Albert Einstein'ın dediği gibi aynı şeyleri yaparak farklı sonuçlar almak mümkün değil.

Liderler ve üst yönetim Operasyonel Mükemmellik yolculuğunda yer almak istediğini nasıl gösterir? Ne yaparlarsa çalışanlar onların istekli olduğuna inanırlar? Gelecek yazımda da bu konulara değineceğim.




(*)Kaynak: Balanced Scorecard Collaborative